Glosario

Definiciones de términos que vas a encontrar en la documentación y en la aplicación, explicados en el lenguaje del día a día — no en el técnico.

Registro y configuración inicial

Onboarding

Es el recorrido guiado que hace la persona que registra una organización antes de poder usar el dashboard libremente: confirmar su correo, completar los datos fiscales del negocio y decidir si configura de una vez la facturación electrónica o la deja para después. Solo lo atraviesa quien registró la organización (el Administrador) — un compañero de equipo invitado durante ese lapso no pasa por él, entra directo al dashboard.

Paso de onboarding

Es el punto exacto en el que va la configuración inicial de tu organización: si ya verificaste el correo, si ya guardaste los datos fiscales y si ya terminaste todo el recorrido. Es un dato de la organización, no de cada persona — no importa qué usuario lo consulte, siempre refleja el mismo avance.

Guard de onboarding

Es la validación que hace ibera antes de dejarte entrar al dashboard: si eres quien registró la organización y todavía no terminaste la configuración inicial, te redirige automáticamente al asistente — sin importar si vienes de iniciar sesión, de una pestaña que ya tenías abierta, o de cualquier otro camino. Deja de aplicar en cuanto terminas esa configuración, y nunca aplica a compañeros de equipo invitados.

Facturación

Título valor

Es la marca que indica que una factura electrónica ya no es solo un comprobante de venta, sino un documento que puede exigirse legalmente por su valor — porque el cliente la aceptó, o porque empezó a circular como instrumento negociable en RADIAN. Se marca a mano desde el detalle de la factura y no se puede deshacer. Una factura puede estar Aprobada por la DIAN sin ser todavía Título valor, y viceversa: son cosas independientes entre sí. Una vez que una factura es Título valor, ya no admite notas crédito ni débito referenciadas — solo la modalidad sin referencia.

Documento electrónico (tipo)

Es la clasificación DIAN de un documento comercial: Factura Electrónica, Nota Crédito o Nota Débito. Es un dato del documento en sí, no una sección de la aplicación — no confundir con la bandeja de Documentos electrónicos (bandeja).

Documentos electrónicos (bandeja)

Es la sección del menú Facturación que reúne el registro de documentos enviados y recibidos ante la DIAN, junto con sus eventos RADIAN. No es una lista de facturas ni de notas crédito o débito — cada una de esas vive en su propia sección, con su propio estado DIAN visible ahí mismo. La bandeja es sobre el trámite ante la DIAN en sí (incluyendo documentos recibidos, no solo los que emites), independiente del ciclo de vida de negocio de cada documento.

Nota aplicada

Es el momento en que una nota crédito o débito ya emitida pasa a reflejarse en el saldo de la factura de origen y en el ingreso del período. No ocurre al crearla ni al emitirla: se activa al instante si tu organización factura en modo convencional, o recién cuando la DIAN la aprueba si factura electrónicamente. Una nota Emitida que todavía no está aplicada no cambia todavía esos números.

Alerta de circulación en RADIAN

Es el aviso que ibera te muestra al emitir una nota crédito o débito sin referencia sobre una factura que ya circuló en RADIAN: te recuerda que, aunque emitas la nota, el deudor sigue obligado ante quien tenga el título por el valor original de esa factura. No significa que la nota misma sea Título valor — es una advertencia sobre el estado de la factura a la que hace referencia, no de la nota.

Ambiente activo

Es el ambiente técnico al que se están enviando hoy los documentos electrónicos de tu organización: Homologación (pruebas, para probar tu configuración sin validez fiscal) o Producción (validez fiscal real). No hay ningún selector manual para elegirlo: se deriva de tu Estado de habilitación — permanece en Homologación mientras no hayas completado tu Habilitación y pasa a Producción automáticamente en el momento en que la apruebas, desde Configuración → Facturación electrónica.

Una vez tu organización queda habilitada, soporte de ibera puede devolver puntualmente tu Ambiente activo a Homologación para hacer pruebas de desarrollador contigo, sin afectar tu Estado de habilitación (sigue Aprobado) ni tus documentos ya emitidos en Producción. Si notas que tus nuevos documentos se están enviando a Homologación sin haberlo cambiado tú, contacta a soporte.

Habilitación

Es el proceso ante la DIAN, independiente del Ambiente activo, mediante el cual tu organización queda autorizada a facturar electrónicamente con validez fiscal real. Se resume en un Estado de habilitación que ves en la tarjeta Habilitación DIAN de Configuración → Facturación electrónica. Una vez que tu organización queda habilitada, lo sigue estando de forma permanente — no es algo que se pierda ni que tengas que repetir.

Estado de habilitación

Es el punto en el que va tu organización dentro del proceso de Habilitación: Sin iniciar (aún no empezaste), En proceso (ya enviaste algún documento en Homologación) o Aprobado (tu organización ya quedó habilitada). Lo ves en la tarjeta Habilitación DIAN de Configuración → Facturación electrónica.

Prerrequisitos de Habilitación

Son las cuatro condiciones que exige aprobar la Habilitación: datos fiscales completos, certificado digital cargado, credenciales DIAN de Homologación configuradas y una numeración activa en Homologación. Deliberadamente no incluyen nada de Producción — la DIAN solo te entrega credenciales de Producción después de aprobarte al menos un documento de prueba. Autodeclararte (ver Estado de habilitación) exige un subconjunto más angosto: solo datos fiscales y certificado, porque si ya te habilitaste con otro proveedor nunca vas a usar el ambiente de Homologación de ibera. La tarjeta Habilitación DIAN de Configuración → Facturación electrónica te muestra cuáles ya cumples; toca cualquier pendiente para ir a la página donde se completa. Avoid: “Prerrequisitos de producción” (nombre anterior)

Configuración de Producción

Credenciales DIAN y numeración del ambiente Producción. A diferencia de los Prerrequisitos de Habilitación, no bloquean nada: las configuras en Configuración → Certificado y credenciales y Configuración → Numeración de facturación cuando estés listo para facturar de verdad, en cualquier momento — antes o después de quedar Aprobado. Si intentas emitir en Producción sin ellas, el envío falla con un mensaje claro en vez de bloquear tu habilitación por adelantado.

Descuento global

Es el descuento que aplicas sobre el total de una factura, en vez de sobre un ítem puntual — se reparte proporcionalmente entre todos los ítems según su peso en el subtotal. Existe en facturas; no está disponible en cotizaciones ni en notas crédito parciales.

Set de pruebas

Es el conjunto de documentos que la DIAN espera revisarte antes de que tu organización quede habilitada para facturar en Producción. La propia DIAN te lo comunica fuera de ibera — no hay una lista fija ni un catálogo de escenarios dentro de la aplicación — y es un identificador (TestSetId) que cargas en Configuración → Certificado y credenciales, en la pestaña de Homologación.

Documento de prueba

Es cualquier factura, nota crédito o nota débito que emites con las pantallas normales de facturación mientras el Ambiente activo de tu organización es Homologación: no es un tipo de documento distinto ni tiene una pantalla propia, simplemente viaja hacia el ambiente de pruebas de la DIAN en vez del de Producción, usando el Set de pruebas que configuraste.

Catálogos

Catálogo

Es una lista de valores que eliges al cargar tus documentos y datos — medios de pago, unidades de medida, términos de pago, impuestos, categorías de producto, entre otros. Cada uno de estos catálogos es independiente: agregar un valor a uno no afecta a los demás.

Catálogo híbrido

Es un catálogo que ya trae valores cargados desde que se crea tu organización, y al que además puedes agregarle los tuyos propios. Medios de pago, Términos de pago y Unidades de medida funcionan así.

Catálogo de usuario

Es un catálogo que no trae ningún valor precargado — todas sus filas las creas tú (por ejemplo, las categorías de producto). Que sea “de usuario” no significa que no pueda necesitar una equivalencia externa: eso depende de si ese catálogo se usa en documentos DIAN u otra integración, no de quién creó el valor.

Valor de sistema

Es una fila de un catálogo híbrido que ya viene cargada desde que se crea tu organización, marcada con la etiqueta “sistema”. Solo puedes desactivarla — nunca editarla ni eliminarla, porque su significado y su equivalencia con la DIAN los define ibera.

Valor de usuario

Es una fila de un catálogo que creaste tú. Puedes editarla o eliminarla libremente mientras no esté en uso; si el catálogo participa en documentos DIAN u otra integración, necesita tener una equivalencia externa antes de poder guardarse.

Desactivar (valor de catálogo)

Es la acción que oculta un valor de catálogo de los selectores al crear un documento, sin borrar ni modificar sus datos. Es reversible, y es la única acción disponible sobre un valor de sistema — sobre un valor de usuario convive con la opción de eliminar.

Eliminar (valor de catálogo)

Es la acción irreversible, disponible solo sobre un valor de usuario que no esté en uso, que quita el valor y libera su código para que un valor nuevo pueda reutilizarlo. No afecta a los documentos que ya usaban ese valor, porque cada documento guarda su propia copia de los datos al momento de crearse, no una referencia viva al catálogo.

Equivalencia externa

Es el vínculo entre un valor de tu catálogo y el código correspondiente en un sistema externo — hoy la DIAN, y en el futuro otros sistemas con los que ibera se integre. La eliges buscando por nombre en el catálogo de referencia externo correspondiente, sin tener que escribir ni adivinar el código. En un valor de sistema ya viene fija y no se puede cambiar.

Catálogo de referencia externo

Es la lista de solo lectura, provista por ibera, con las opciones oficiales de un sistema externo — por ejemplo, las unidades de medida o los medios de pago que reconoce la DIAN. La usas para elegir tu equivalencia externa buscando por nombre; no pertenece a tu organización y no puedes editarla.

CIIU

Es el código de actividad económica de tu RUT. Lo cargas en el formulario de un producto (uno por producto, visible solo si tu organización activó el Modo Avanzado) y también se usa como criterio en el motor de Tarifas para aplicar impuestos como el ICA, que varían según la actividad económica y el municipio. ibera no trae un catálogo oficial de códigos CIIU: al elegirlo en una Tarifa, el sistema solo te sugiere los códigos que ya usaste en tus propios productos.

Tarifas

Criterio de aplicabilidad

Es una condición que limita cuándo aplica una vigencia (Tarifa) dentro del motor de Tarifas — por ejemplo, que solo aplique a un producto puntual o a clientes con cierto perfil fiscal. Sin ningún criterio, la vigencia aplica siempre. Cuando varias vigencias cumplen sus criterios para un mismo concepto, gana la que tiene más criterios coincidentes, y si empatan, la de menor prioridad — un empate real (misma especificidad y misma prioridad) nunca se resuelve en silencio, la liquidación falla pidiéndote que lo corrijas.

Cotizaciones

Desglose de fila

Es el conjunto de filas hijas con las que descompones un ítem de cotización en sus partes — por ejemplo, los componentes de un ítem compuesto (bundle) o los distintos tipos de trabajo que forman una misma línea. No tiene relación con el desglose de impuestos de un documento (los montos de IVA, INC, etc.) aunque comparten la palabra “desglose”: este descompone el ítem en sí, no sus impuestos. El precio del ítem se recalcula a partir de estas filas la próxima vez que guardas la cotización o reaplicas precios — no al instante en que agregas o quitas una fila.

Usuarios y suscripción

Invitación

Es la promesa de sumar a alguien a tu organización: un Administrador la crea desde Configuración → Usuarios eligiendo el email, el nombre y el rol de la persona invitada. Esa persona todavía no es un usuario del sistema — recién lo es cuando abre el enlace que le llega por correo y define su contraseña.

Miembro

Es alguien que ya forma parte de tu organización — a diferencia de una invitación pendiente, que todavía no creó ninguna cuenta. Por eso la tabla de miembros y la lista de invitaciones pendientes en Configuración → Usuarios están separadas: para no confundir a alguien invitado que aún no aceptó con alguien que ya integra tu equipo.

Estados de una invitación

Una invitación pasa por uno de estos estados: Pendiente (recién creada, válida por 7 días), Aceptada (la persona ya definió su contraseña y ya es miembro), Expirada (pasaron los 7 días sin que la aceptara) o Revocada (un Administrador la canceló antes de que fuera aceptada). Ninguno de estos tres últimos estados se puede revertir — para volver a intentarlo se crea una invitación nueva.

Notificaciones

Acción pendiente

Es un ítem que ves en el widget “Acciones pendientes” del Overview, avisándote que debes actuar antes de que algo se convierta en un problema — por ejemplo, que a una numeración de facturación le queden pocos días para vencer. No hay que marcarlo como resuelto ni descartarlo a mano: desaparece solo apenas corriges la causa real (por ejemplo, das de alta una numeración nueva).

Aviso

Es la configuración que decide si una Acción pendiente concreta se genera y con cuánta anticipación. Cada tipo tiene su propio interruptor de habilitado/deshabilitado y su propio umbral (por ejemplo, días de anticipación), ajustables en Configuración → Notificaciones → Avisos. Si nunca tocas esta pantalla, cada tipo usa un valor por defecto razonable.

Cupo de asientos

Es el número máximo de personas que pueden formar parte de tu organización según el plan que tienes contratado — cuenta tanto a los miembros activos como a las invitaciones todavía pendientes. Si llegas al límite, no puedes enviar invitaciones nuevas hasta que canceles una pendiente, alguien deje de ser miembro, o cambies a un plan con más cupo.

Pago manual

Es la forma de pagar tu suscripción a ibera por transferencia bancaria, mientras el pago con tarjeta, PSE o Nequi no esté disponible en tu cuenta: reportas la referencia, la fecha y el comprobante de tu transferencia, y queda a la espera de que un admin de ibera la revise y la apruebe o la rechace. No tiene relación con un pago que tú le registras a uno de tus propios clientes sobre una factura — eso se hace desde el detalle de cada factura en Facturación, no desde acá.

Renovación

Es cuando un pago manual aprobado corresponde al mismo plan y período que ya tenías contratado: la vigencia de tu suscripción se extiende desde la fecha en la que vencía, sin perder los días que ya habías pagado.

Cambio de plan

Es cuando un pago manual aprobado corresponde a un plan o un período distinto al que ya tenías (o no tenías ninguna suscripción previa): la vigencia de tu nueva suscripción arranca desde el momento en que se aprueba, en vez de sumarse a la que tenías.