Medios de pago
¿Qué es?
Es el catálogo de medios de pago que puedes elegir al facturar y al registrar un pago: efectivo, transferencia, tarjeta, Nequi, etc. Cuando tu organización factura electrónicamente, cada medio necesita además una equivalencia externa hacia la DIAN, porque ese dato viaja en el XML del documento.
Medios de pago es un catálogo híbrido: trae ya cargados los medios más comunes al crear tu organización, y tú puedes agregar los propios que necesites. Esta página también documenta, con más detalle, la mecánica que comparten los tres catálogos híbridos de Configuración → Facturación: Medios de pago, Términos de pago y Unidades de medida.
Cómo llegar
Menú lateral Configuración, sección Facturación del panel lateral → Medios de pago.
Cómo hacerlo
Agregar un medio de pago propio
- Toca Nuevo.
- Completa Nombre (ej. “Nequi”) y Código (solo mayúsculas, números y
guiones bajos, ej.
NEQUI) — el código es el identificador interno del medio dentro de tu organización. - Busca y elige su Equivalencia DIAN en el buscador (escribe por nombre; no hace falta conocer ni adivinar el código oficial) — es obligatoria, porque este catálogo participa en documentos DIAN.
- Guarda.
Editar un medio de pago propio
Toca el ícono de lápiz sobre el medio, ajusta nombre, código o equivalencia DIAN, y guarda. Esta opción solo aparece sobre medios que tú creaste — ver Valor de sistema vs. valor de usuario más abajo.
Desactivar / eliminar un medio de pago
- Desactivar: usa el interruptor de la fila. El medio deja de aparecer en los selectores de factura y pago, pero no se borra — puedes reactivarlo cuando quieras. Funciona sobre cualquier medio, incluidos los del sistema.
- Eliminar: solo disponible (ícono de papelera) sobre un medio propio. Es irreversible: el medio desaparece y su código queda libre para que un medio nuevo pueda reutilizarlo. No afecta facturas ya emitidas con ese medio, porque cada factura guarda su propia copia del dato al momento de emitirse.
Mecánica de catálogo híbrido
Esta sección explica, en detalle, cómo funcionan los tres catálogos híbridos de Facturación (Medios de pago, Términos de pago y Unidades de medida) — para no repetirla en cada uno, las otras dos páginas enlazan aquí.
Valor de sistema vs. valor de usuario
Cada fila del catálogo es de uno de estos dos tipos, marcados con la etiqueta sistema cuando corresponde:
- Valor de sistema: viene cargado desde que se crea tu organización. Solo puedes desactivarlo — nunca editarlo ni eliminarlo, porque su significado y su equivalencia externa (cuando aplica) las define ibera, no tu organización.
- Valor de usuario: lo creaste tú desde esta pantalla. Puedes editarlo o eliminarlo libremente.
Desactivar vs. eliminar
Son dos acciones independientes, no una escala de la otra:
- Desactivar es reversible y está siempre disponible, en valores de sistema y de usuario por igual: solo oculta el valor de los selectores de creación de documentos, sin tocar su código ni sus datos.
- Eliminar es irreversible y solo existe sobre un valor de usuario que no esté en uso. Desactiva el valor y, en los catálogos con código, libera ese código para que un valor nuevo lo reutilice. Un documento ya emitido con ese valor no se ve afectado, porque conserva su propia copia de los datos al momento de crearse — no una referencia viva al catálogo.
Equivalencia externa
Cuando un catálogo participa en documentos DIAN (es el caso de Medios de pago y de Unidades de medida; no el de Términos de pago), cada valor propio que agregues necesita un vínculo hacia el código correspondiente que la DIAN reconoce — sin ese vínculo, el sistema no te deja guardarlo. Para elegirlo, buscas por nombre en un catálogo de solo lectura que trae las opciones oficiales de la DIAN, en vez de escribir o adivinar el código vos mismo. En un valor de sistema esa equivalencia ya viene fija y no se puede cambiar.
Configuración relacionada
Los medios de pago aparecen en el formulario de factura y en el registro de pagos. Si tu organización tiene la facturación electrónica activa, la equivalencia DIAN de cada medio usado viaja en el XML de cada documento enviado.