Cotizaciones

¿Qué es?

Es donde armas propuestas comerciales para tus clientes antes de facturar: cargas ítems, opcionalmente les ofreces varias opciones de precio dentro de la misma propuesta, y compartes un enlace para que el cliente la vea y la acepte o la rechace por su cuenta. Una vez aceptada, la conviertes en factura con un clic. A diferencia de una factura, una cotización no tiene validez fiscal ante la DIAN ni descuento global sobre el total — ver Descuento global.

Cómo llegar

Hoy Cotizaciones no tiene una entrada propia en el menú lateral ni en el panel de accesos rápidos (la pestaña discreta pegada al borde superior de la ventana) — a diferencia de Facturación, Inventario o Contactos. Para entrar, escribe la dirección /app/quotations en tu navegador con la sesión ya iniciada; desde ahí navegas a cualquier cotización, a Nueva cotización o a Plantillas sin volver a escribir una URL. Mientras esta sección no tenga un acceso propio en el menú, vale la pena guardar esa página en tus marcadores o compartir la dirección con tu equipo.

Cómo hacerlo

Crear una cotización

Desde la lista de cotizaciones, toca Nueva cotización.
Elige un cliente, créalo sin salir del formulario, o déjalo vacío si todavía no sabes a quién se la vas a enviar.
Escribe el Asunto — es el único campo obligatorio además de los ítems.
Completa, si quieres, la Fecha de emisión (por defecto hoy), la fecha Válida hasta y el Término de pago: si eliges un término con días de crédito, la fecha “Válida hasta” se calcula sola a partir de hoy.
Carga los ítems: producto de tu catálogo (opcional — si no lo tomas de ahí, describes el ítem a mano), cantidad, precio unitario, descuento por ítem e impuesto. Usa Agregar para sumar más líneas.
Agrega Notas y Términos y Condiciones si quieres que aparezcan en el documento.
Guarda con Crear cotización.

La cotización queda en Borrador, donde puedes seguir editando todos sus datos. Al editar una cotización que ya está en Borrador, los cambios se guardan en el mismo documento; si la editas cuando ya está Enviada o Vista, en cambio, ibera no toca la que el cliente ya recibió — crea una versión nueva en Borrador (verás una etiqueta “v2”, “v3”, etc. junto al número) con los mismos datos para que ajustes y, si quieres, vuelvas a enviar. Una cotización Aceptada, Rechazada, Vencida o Facturada ya no se puede editar.

Ofrecer variantes de propuesta

Disponible solo si tu organización activó el módulo Variantes de propuesta en Configuración → Avanzado; si no lo está, este interruptor no aparece en el formulario.

En el formulario, activa Presentar variantes de propuesta.
Se reemplaza la tabla de ítems única por pestañas de variantes, empezando con “Opción A”. Usa + Variante para agregar otra (hasta el límite que define Máximo de variantes por cotización en Configuración → Avanzado).
En cada pestaña, escribe el nombre de la variante, marca Recomendada si quieres destacarla, y carga sus propios ítems igual que en el modo simple.
Usa el ícono de papelera junto a una pestaña para eliminar esa variante (necesitas dejar al menos una).

También puedes convertir una cotización simple ya creada en una con variantes: desde su detalle, abre el menú de acciones y toca Activar variantes (solo disponible en Borrador y mientras no tenga variantes todavía). Tus ítems actuales pasan a formar la primera variante, “Opción A”, y sigues agregando el resto desde ahí.

Con la cotización ya guardada, el panel Variantes de su detalle te deja además editar el nombre de cada una, marcarla como recomendada, duplicarla o eliminarla — solo mientras la cotización sigue en Borrador.

Las Reglas de precios están pensadas justamente para alimentar este motor de variantes con ajustes reutilizables (por volumen, temporales, por fórmula o por margen mínimo). Hoy, sin embargo, el formulario de cotización no tiene un selector para asociar una regla puntual a una variante — puedes definir tus reglas desde Configuración, pero aplicarlas a una variante concreta todavía no tiene una pantalla propia.

Tres funciones adicionales — ítems compuestos (bundles), desglose por tipo y vigencia de precio por ítem, todas explicadas más abajo — hoy solo están disponibles en una cotización sin variantes. Si activas “Presentar variantes de propuesta”, la tabla de ítems de cada variante no incluye esos controles.

Agregar un ítem compuesto (bundle)

Disponible solo si tu organización activó Ítems compuestos (Bundles) en Configuración → Avanzado, y solo sobre una cotización sin variantes que ya guardaste al menos una vez (el ícono aparece recién al editar un borrador existente, no en el primer formulario de creación).

En la fila del ítem, toca el ícono de capas para convertirlo en bundle. Queda con el modo de precio Suma de componentes — para usar Precio fijo o Dinámico por componentes, define el producto como un Paquete/Bundle en Inventario en vez de convertir la línea acá.
Se abre una tabla de Componentes del bundle debajo de la línea. Toca Agregar y carga una descripción, cantidad y precio unitario por cada componente — son filas que escribes ahí mismo, no los componentes ya guardados de un Paquete/Bundle de Inventario, aunque el ítem original venga de tu catálogo.
El precio de la línea se recalcula sumando estos componentes la próxima vez que guardas la cotización o usas Re-aplicar precios — no al instante en que agregas o quitas un componente.

Si en cambio eliges directamente en el selector de producto un ítem que ya es un Paquete/Bundle de Inventario, la línea toma el precio que ese Paquete tiene configurado ahí (fijo, suma o dinámico), sin que sus componentes se repliquen automáticamente en esta tabla.

Desglosar una línea por tipo

Disponible solo si tu organización activó Desglose por tipo en Configuración → Avanzado, y también solo sobre una cotización sin variantes ya guardada al menos una vez.

En la fila del ítem, toca el ícono de líneas para abrir su desglose de fila.
Toca Fila y carga un tipo de trabajo o concepto, un código opcional, cantidad y precio unitario. Marca Sep. si quieres que, al convertir la cotización en factura, esa fila puntual aparezca como su propia línea de factura en vez de sumarse al resto del desglose.
El precio de la línea del ítem se recalcula a partir de la suma de estas filas la próxima vez que guardas o reaplicas precios, igual que con los bundles.

Definir vigencia de precio por ítem

Disponible solo si tu organización activó Vigencia de precio por ítem en Configuración → Avanzado. A diferencia de bundles y desglose, este control sí está disponible desde el primer formulario de creación, antes de guardar.

En la fila del ítem, toca el ícono de reloj.
Elige la fecha Válido hasta del precio de esa línea.
Marca o desmarca Precio garantizado según corresponda, y agrega una Nota sobre precio si quieres dejar constancia de por qué puede cambiar (por ejemplo, “Sujeto a variación según materiales”).
Si tu organización también activó Control de costos y márgenes, aparece además el campo Costo unitario — junto con el margen calculado, esta información es solo interna: el cliente nunca la ve en el enlace compartido ni en el PDF.

Cuando un ítem tiene el precio vencido, el detalle de la cotización muestra un aviso listando qué ítems son. Qué pasa exactamente cuando vence depende de la opción Acción al vencer el precio de un ítem que hayas elegido en Configuración → Avanzado: con Solo notificar solo ves el aviso; con Bloquear envío al cliente, no puedes tocar Enviar cotización mientras haya un precio vencido; con Actualizar automáticamente desde el catálogo, ibera reemplaza el precio vencido por el vigente del producto la próxima vez que reaplicas precios.

Usar una plantilla

Las plantillas te ahorran recargar los mismos ítems, notas y condiciones en cotizaciones parecidas. Igual que Cotizaciones, hoy no tienen una entrada en el menú — entra escribiendo /app/quotations/templates, o toca Plantillas si ya estás dentro de otra pantalla del módulo que la enlace.

Toca Nueva plantilla.
Escribe un Nombre y, si quieres, un Asunto por defecto (se precarga al usar la plantilla).
Carga los Ítems con descripción, cantidad, precio, descuento e impuesto — igual que en una cotización.
Agrega Notas y Términos y condiciones si quieres que se precarguen también.
Guarda con Guardar plantilla.

Para usarla, toca el ícono de reproducir sobre la plantilla: se crea de inmediato una cotización nueva en Borrador con esos datos (sin cliente asignado todavía) y te lleva directo a su detalle para que completes el resto. Los íconos de lápiz y papelera editan o eliminan la plantilla misma, sin afectar a las cotizaciones que ya creaste a partir de ella.

Enviar la cotización

Desde el detalle de una cotización en Borrador, toca Enviar cotización. Esto marca la cotización como Enviada y congela los precios que se mostrarán al cliente (para que no cambien después aunque actualices tus tarifas) — pero no le envía ningún correo por sí solo. Para que el cliente realmente vea la cotización, comparte el enlace por separado (ver más abajo) o entrégasela por otro medio.

Si tu organización activó Vigencia de precio por ítem con la opción Bloquear envío al cliente, este botón no funciona mientras algún ítem tenga el precio vencido — actualiza el precio primero.

Compartir el enlace con el cliente

Disponible solo si tu organización activó Compartir enlace de cotización en Configuración → Avanzado, y solo sobre una cotización Enviada, Vista o Aceptada.

Desde el detalle, abre el menú de acciones y toca Compartir enlace.
Si todavía no generaste uno, toca Generar enlace. El enlace queda activo por 30 días.
Copia el enlace con Copiar, o revócalo con Revocar si ya no quieres que siga siendo válido (por ejemplo, si detectas un error en la cotización). Generar un enlace nuevo revoca automáticamente el anterior.
Una vez que el cliente abre el enlace por primera vez, el panel muestra cuándo lo vio, y la cotización pasa de Enviada a Vista.

Los eventos de que el cliente vio, aceptó o rechazó la cotización por este enlace pueden además disparar un webhook hacia tu propio sistema, si configuraste uno para ese evento.

Qué ve y hace el cliente en el enlace

El enlace abre una página pública (sin que el cliente necesite una cuenta en ibera) con el nombre de tu organización, el asunto, la fecha “Válido hasta” y la moneda. Si la cotización tiene variantes, el cliente ve tarjetas comparativas con el subtotal, impuestos y total de cada una (la marcada como recomendada lleva una cinta) y debe elegir una antes de ver el detalle de ítems y poder continuar. Con o sin variantes, ve la tabla de ítems y los totales, y las notas y términos y condiciones que hayas cargado — nunca ve el costo interno ni el margen de cada línea.

Desde ahí, el cliente puede:

Aceptar cotización: escribe su nombre y correo y confirma. Si tu organización activó Aceptación digital con Requiere confirmación por email en Configuración → Avanzado, antes de quedar aceptada le llega un código de 6 dígitos a ese correo, que debe escribir en la misma página para confirmar; si no activaste esa opción, queda aceptada al instante.
Rechazar: escribe su nombre, correo y, si quiere, un motivo.

Cualquiera de las dos acciones consume el enlace: una vez aceptada o rechazada, ese mismo enlace deja de aceptar nuevas respuestas y muestra un mensaje indicando el estado final.

Aceptar internamente y enviar recordatorio

No necesitas depender del enlace: desde el detalle de una cotización Enviada o Vista, tocas Aceptar vos mismo (por ejemplo, si el cliente confirmó por teléfono o por correo aparte). Si tiene variantes, primero te pide elegir cuál fue la aceptada.

El botón Enviar recordatorio del menú de acciones (disponible mientras esté Enviada o Vista) registra un evento de recordatorio en el historial de la cotización; hoy no dispara un correo al cliente por sí mismo.

Planificar la facturación por hitos

Disponible solo si tu organización activó Facturación por hitos en Configuración → Avanzado. El panel Plan de pagos por hitos aparece en el detalle mientras la cotización está en Borrador o ya Aceptada.

Toca Agregar hito.
Escribe un Nombre del hito (por ejemplo, “Anticipo 30%”).
Elige el Tipo de monto — Porcentaje (sobre el total de la cotización, o de la variante aceptada si aplica) o Monto fijo — y su valor. El monto calculado se muestra antes de guardar.
Elige el Tipo de activación: Manual, Por fecha o Por evento. Hoy, sin importar cuál elijas, activas cada hito a mano con el botón que se describe abajo — elegir “Por fecha” guarda la fecha como referencia, pero no genera la factura sola en esa fecha.
Guarda con Crear hito.

Un aviso al pie del panel te dice si la suma de tus hitos coincide con el total de la cotización.

Para facturar un hito, tócalo desde la fila y toca el ícono de reproducir (Activar) — solo disponible sobre hitos Pendientes y con la cotización ya Aceptada. Esto genera una factura nueva por el monto calculado de ese hito (con el Prefijo de serie para facturas por hito que hayas configurado, si lo hiciste, delante de la nota que identifica el hito) y lo marca como Facturado; el ícono de enlace externo te lleva directo a esa factura. Cuando todos los hitos quedan facturados, la cotización misma pasa a Facturada.

Convertir una cotización aceptada en factura

Disponible solo cuando la cotización está Aceptada y todavía no se convirtió antes. Desde su detalle, toca Convertir a factura.

Si la cotización usa Facturación por hitos, se genera una sola factura por la suma de los hitos que todavía estén Pendientes (los que ya facturaste antes quedan registrados en esa factura como abonos previos), y la cotización pasa a Facturada.
Si no usa hitos, se crea una factura en Borrador con los mismos ítems. Ten en cuenta que ibera vuelve a calcular el precio de cada línea de catálogo con la Tarifa vigente en ese momento, no necesariamente el precio que se le mostró al cliente en la cotización — si tus tarifas cambiaron entre medio, el total de la factura puede diferir del de la cotización aceptada. Los ítems descritos a mano sí conservan el precio cotizado, porque nunca tuvieron una Tarifa que resolver.

Una vez convertida, un aviso en el detalle te lleva directo a la factura generada con Ver factura.

Otras acciones

Desde el menú de acciones del detalle también tienes disponibles:

Descargar PDF e Imprimir: en cualquier estado.
Duplicar: crea un borrador nuevo con los mismos datos (o las mismas variantes, si las tenía), listo para ajustar y enviar por separado.
Re-aplicar precios (solo en Borrador): vuelve a liquidar los ítems con las Tarifas vigentes en este momento — el mismo motor que usan las facturas directas — y con los bundles o desgloses que hayas cargado.
Eliminar cotización (solo en Borrador): la borra por completo, sin posibilidad de deshacerlo. En cualquier otro estado esta opción queda deshabilitada.

Qué pasa después / Flujo del proceso

Borrador: editable libremente; se puede eliminar sin dejar rastro.
Enviada: los precios quedan congelados para lo que verá el cliente. Editarla desde acá crea una versión nueva en Borrador en vez de modificar esta.
Vista: el cliente abrió el enlace compartido al menos una vez. Sigue admitiendo edición-como-nueva-versión igual que Enviada.
Rechazada: el cliente la rechazó desde el enlace, o la marcaste aceptada/rechazada vos mismo según lo que te confirmaron por otro medio.
Vencida: pasó su fecha “Válida hasta” sin que el cliente respondiera.
Aceptada: habilita convertirla a factura y activar hitos manuales si los configuraste.
Facturada: ya se generó al menos la factura final a partir de ella (o todos sus hitos quedaron facturados). Ya no se puede editar ni volver a convertir.

El panel Historial del detalle lista, en orden cronológico, cada evento de la cotización — creada, enviada, vista por el cliente, recordatorio enviado, aceptada, rechazada, vencida o convertida a factura — junto con quién lo generó (tu equipo, el cliente o el sistema) y cuándo.

Configuración relacionada

Cotizaciones depende de varios módulos opcionales que se activan desde Configuración → Avanzado:

Variantes de propuesta: habilita ofrecer varias opciones de precio en una misma cotización — ver también Reglas de precios.
Máximo de variantes por cotización: el límite de opciones por cotización.
Ítems compuestos (Bundles): habilita convertir una línea en un paquete con sus propios componentes.
Desglose por tipo: habilita descomponer una línea en filas por tipo de trabajo o concepto.
Atributos de ejecución: módulo activable desde Avanzado, pero hoy sin una sección propia dentro del formulario de cotización.
Vigencia de precio por ítem y Acción al vencer el precio de un ítem: definen si un precio de línea puede tener fecha de vencimiento y qué pasa cuando se cumple.
Precio garantizado por defecto: controla si el campo “Precio garantizado” de un ítem nuevo arranca marcado.
Control de costos y márgenes: habilita cargar el costo unitario de un ítem y ver su margen — información visible solo para tu equipo.
Facturación por hitos y Prefijo de serie para facturas por hito: habilitan el plan de pagos por hitos y el texto que antecede a la nota de las facturas que genera.
Compartir enlace de cotización: habilita generar el enlace público que ve el cliente — ver también Webhooks para notificaciones externas sobre ese enlace.
Aceptación digital: define si la aceptación del cliente por el enlace necesita confirmarse con un código enviado por correo.

Además:

El motor de Tarifas → Conceptos es el mismo que liquida los ítems de una cotización (acción Re-aplicar precios) y el que se usa al convertirla en factura — no es un módulo aparte.
El Perfil fiscal del cliente que elijas puede cambiar qué Tarifa aplica a sus ítems, igual que en una factura directa.