Notas crédito

¿Qué es?

Es la sección donde gestionas las notas crédito de tu organización: crear y emitir notas nuevas, buscar y consultar las que ya existen, y ejecutar acciones sobre ellas — descargar su PDF o XML, o reenviarlas por correo. Una nota crédito reduce (parcial o totalmente) el valor de una factura ya emitida, o registra una rebaja sin que exista una factura de origen en el sistema. Se usa para devoluciones, descuentos posteriores a la venta, ajustes de precio o para anular por completo una factura electrónica. Crear y emitir una nota crédito es el corazón de esta sección, pero no es lo único que se hace acá: también es el lugar al que vuelves cada vez que necesitas revisar el estado de una nota ya emitida o hacer algo sobre ella.

Cómo llegar

Menú lateral Facturación → Notas crédito te lleva a la lista completa de notas crédito, donde buscas, filtras, exportas y abres cualquiera ya emitida (ver Buscar, filtrar y exportar notas crédito y Acciones disponibles sobre una nota crédito más abajo). Para crear una nueva, desde ahí:

Nueva nota crédito (sin elegir una factura primero) abre el formulario de la variante sin referencia sin factura de origen.
Para las demás variantes, se crea siempre desde una factura puntual: abre la factura en Facturación → Facturas, y en su menú de acciones elige Nota crédito (o Nota crédito (sin referencia), según el estado de la factura — ver abajo).

Cómo hacerlo

Solo puede haber una nota crédito en borrador por factura a la vez, y no se puede crear una nueva mientras haya una emitida pendiente de respuesta de la DIAN.

Nota crédito total

Anula por completo una factura ya validada por la DIAN.

Desde el detalle de la factura, elige Nota crédito y selecciona el tipo Total.
El sistema copia exactamente los montos de la factura (no vuelve a calcular nada) y fija el motivo en Anulación de factura electrónica — es el único motivo que la DIAN admite para este tipo.
Si la factura tiene notas débito ya aplicadas sobre ella, primero tienes que reversarlas: aparece un aviso con cada nota débito pendiente y un botón Reversar que te arma automáticamente una nota crédito parcial equivalente. Recién con todo reversado se habilita la anulación total.
Emítela. Al ser aprobada por la DIAN, la factura de origen queda Anulada automáticamente.

Solo se puede crear sobre una factura Emitida y ya aprobada por la DIAN, y que no esté marcada como Título valor — si ya la aceptó el adquirente, usa la modalidad sin referencia.

Nota crédito parcial

Acredita una parte del valor de la factura: una devolución de algunos ítems, un descuento, un ajuste de precio, etc.

Desde el detalle de la factura, elige Nota crédito con tipo Parcial.
Elige los ítems a acreditar y las cantidades o montos correspondientes. El sistema no te deja acreditar más de lo que la factura todavía tiene disponible (descontando notas crédito y sumando notas débito ya aplicadas).
Elige el motivo DIAN — o déjalo sin especificar y el sistema lo sugiere según lo que cargaste (descuento sin cambio de cantidad → Rebaja o descuento parcial; cualquier otro caso → Devolución parcial).
Emítela.

Esta es también la modalidad que usas para reversar una nota débito ya aplicada (por ejemplo, antes de poder anular la factura totalmente): el botón Reversar de esa nota débito te trae acá con los ítems, el monto y un motivo ya sugeridos, listos para ajustar y confirmar.

Igual que la Total, requiere una factura Emitida, aprobada por la DIAN y sin marcar como Título valor.

Nota crédito sin referencia

Se usa en dos situaciones distintas, y en ambas la nota queda fijada como tipo Parcial (nunca Total) y no admite el motivo Anulación:

Con factura conocida en el sistema, ya aceptada por el adquirente: si una factura ya es Título valor (el cliente la aceptó), ya no admite una nota crédito referenciada — la acción del menú de la factura pasa a llamarse Nota crédito (sin referencia). El documento se emite sin incluir la referencia a esa factura en el XML, pero el vínculo interno se conserva para calcular cuánto crédito queda disponible. Si esa factura además circuló en RADIAN, vas a ver una advertencia antes de emitir: el deudor sigue obligado ante quien tenga el título por el valor original, así que la nota no lo exime de eso — ver Alerta de circulación en RADIAN.
Sin factura de origen en el sistema (por ejemplo, una factura emitida con otro proveedor, o una rebaja que no corresponde a una factura puntual): se crea desde Nueva nota crédito sin pasar por ninguna factura. Eliges el cliente directamente (o lo dejas en blanco para “Consumidor Final”), cargas los ítems a acreditar — sin descuento por ítem, esta variante no lo admite — y puedes anotar en las observaciones el número o CUFE de la factura de origen si lo conoces, a modo de referencia informativa.

Buscar, filtrar y exportar notas crédito

Buscar. Escribe en el buscador de la lista el número fiscal propio de la nota o el número fiscal de la factura referenciada, para encontrarla al instante.

Filtrar. Toca Filtros para abrir el panel y combinar cualquiera de estos criterios:

Estado: Borrador, Emitida o Cancelada.
DIAN: Pendiente, Enviada, Aceptada, Aceptada c/obs., Rechazada, Error o Sin respuesta — el resultado de la validación electrónica.
Tipo: Total o Parcial.
Concepto: Devolución parcial, Anulación, Rebaja o descuento parcial, Ajuste de precio, Desc. pronto pago o Desc. por volumen.
Total: rango de monto de la nota.
Fecha de creación: rango de fechas.
Cliente: busca y selecciona uno o más clientes.

Los filtros activos quedan como chips debajo del buscador; se pueden quitar de a uno o todos juntos.

Exportar. Toca Exportar para abrir el diálogo:

Elige el nombre del archivo (por defecto trae la fecha del día).
Elige el formato: CSV o Excel.
Elige el alcance: Todo lo filtrado (todas las notas que cumplen la búsqueda y los filtros activos, sin importar la página en la que estés) o Solo esta página (únicamente las que ves en pantalla).
Elige las columnas a incluir con las casillas del propio diálogo — a diferencia de Facturas, esta selección es independiente de las columnas que tengas visibles en la tabla (botón Columnas de la lista): N° Fiscal, Cliente, Factura ref., Concepto, Estado, DIAN, Total, Tipo, Fecha creación, Aplicada y Alerta RADIAN.
Confirma con Exportar para descargar el archivo.

Acciones disponibles sobre una nota crédito

Desde el detalle de una nota crédito ya emitida tienes disponibles estas acciones (algunas dependen del estado):

Descargar PDF: descarga el PDF de la nota crédito. Disponible una vez que la nota tiene CUDE asignado por la DIAN.
Descargar XML: descarga el XML firmado que se envió a la DIAN. Disponible en las mismas condiciones que el PDF.
Enviar al cliente: abre un diálogo para enviar la nota por correo, con el PDF y el XML adjuntos y el correo del cliente precargado si lo tiene. Solo disponible sobre notas ya Emitidas y con un cliente asignado (no aplica a notas sin cliente cargado).
Eliminar nota crédito: mientras la nota todavía está en Borrador, un ícono de papelera en su fila de la lista abre la confirmación de eliminación. Es permanente y no se puede deshacer; una vez emitida ya no se puede eliminar.

Qué pasa después / Flujo del proceso

Una vez emitida, la nota crédito sigue el mismo ciclo de validación DIAN que una factura (Enviada → Aprobada / Rechazada / Sin respuesta) — ver Documentos electrónicos. Si tu organización no tiene facturación electrónica activa, queda Emitida sin pasos adicionales.

Si la DIAN rechaza el documento (o hubo un error al enviarlo), el botón Corregir y reenviar del detalle reconstruye el documento con los datos actuales y lo reenvía. Si queda sin respuesta, el botón es Reintentar consulta: solo vuelve a preguntar el resultado, sin rehacer el envío.

La nota queda aplicada recién cuando ese resultado es favorable: al instante si tu organización factura en modo convencional, o cuando la DIAN la aprueba si factura electrónicamente. Una nota Emitida que todavía no fue aplicada no reduce todavía el saldo de la factura ni el ingreso del período.

Configuración relacionada

La numeración de la nota crédito depende de su propia resolución de facturación (tipo de documento Nota Crédito), independiente de la resolución de la Factura y de la de Nota Débito — se administra en Configuración → Facturación electrónica, donde eliges el tipo de documento al crear o editar una resolución.
Depende también de si la facturación electrónica de la organización está activa, en esa misma sección: si no lo está, las notas crédito se emiten en modo convencional, sin envío a la DIAN.