Facturación electrónica
¿Qué es?
Es donde activas y configuras el envío de tus facturas, notas crédito y notas débito a la DIAN: eliges si tu organización factura de forma electrónica o convencional, avanzas tu proceso de Habilitación DIAN (de la que se deriva el Ambiente activo al que se envían tus documentos), cargas las credenciales de software y el certificado digital que la DIAN exige para firmarlos, y administras la numeración autorizada (las resoluciones) con la que se consecutivan.
Si tu organización no activa la facturación electrónica, sigue pudiendo facturar con total normalidad en modo convencional — solo que sus facturas no se firman ni se envían a la DIAN. Ver Facturas para el detalle de cómo cambia el flujo de emisión según este ajuste.
Cómo llegar
Menú lateral Configuración, sección Facturación del panel lateral. Ahí encuentras tres páginas relacionadas:
- Facturación electrónica — el toggle electrónica/convencional y el wizard de Habilitación (esta página).
- Certificado y credenciales — el certificado digital y las credenciales de software DIAN (Homologación y Producción).
- Numeración de facturación — las resoluciones de numeración.
Estas dos últimas no dependen de tu Estado de habilitación: existen y son editables en cualquier momento, estés o no habilitado, tengas o no activada la facturación electrónica.
Cómo hacerlo
Revisar tu estado de habilitación DIAN
Si tienes la facturación electrónica activada, ves una tarjeta Habilitación DIAN en la parte superior de la página con tu Estado de habilitación actual: Sin iniciar, En proceso o Aprobado — resaltado en una línea de progreso que marca en cuál de los tres puntos vas y qué sigue.
Debajo, un checklist muestra cuáles de los Prerrequisitos de Habilitación ya cumples y cuáles te faltan:
- Datos fiscales completos.
- Certificado digital cargado.
- Credenciales DIAN de Homologación configuradas.
- Una numeración activa en Homologación.
Nota que los cuatro son de Homologación, no de Producción — es lo único que de verdad hace falta para completar la Habilitación. Las credenciales y numeración de Producción son un asunto aparte (ver Configuración de Producción más abajo).
Toca cualquier ítem pendiente para ir a la página donde se completa: Certificado y credenciales para los dos de en medio, Numeración de facturación para el último. La única excepción es Datos fiscales: como vive en Organización, ese ítem abre esa página en una pestaña nueva para que no pierdas tu lugar aquí; al volver, el checklist se actualiza solo. Desde Certificado y credenciales o Numeración de facturación, un enlace fijo “Volver al wizard de Habilitación” te trae de regreso a esta página con un clic.
Más abajo, la tarjeta lista tus Documentos de prueba: cada factura, nota crédito o nota débito que hayas emitido mientras estabas en Homologación, con su tipo, fecha y el mismo estado DIAN que ves en Documentos electrónicos (Enviada, Aprobada, Rechazada, etc.). Apenas envías el primero, tu Estado de habilitación pasa automáticamente de Sin iniciar a En proceso — no hay ningún botón que tocar para eso. Si la DIAN rechaza uno de estos documentos, igual queda listado como Rechazado; simplemente crea otro documento de prueba para reintentar, sin que eso afecte tu Estado de habilitación.
Aprobar tu habilitación y activar Producción
Mientras tu Estado de habilitación no sea Aprobado, la tarjeta muestra siempre una acción, junto al mensaje que te dice qué sigue:
- Aprobar habilitación: aparece en cuanto tu estado está En proceso, ya tienes al menos un documento de prueba aceptado por la DIAN, y completaste los cuatro Prerrequisitos de Habilitación. Tócalo para confirmar que ya completaste tu proceso de habilitación con documentos reales.
- ¿Ya estabas habilitado con otro proveedor? Declararlo: mientras no se cumplan las condiciones de arriba, ves este enlace más discreto en su lugar — úsalo si tu organización ya se habilitó antes ante la DIAN por otro medio y no necesitas pasar por el envío de documentos de prueba. A diferencia de aprobar por el wizard, autodeclararte solo exige que tus datos fiscales y tu certificado digital estén completos — no credenciales ni numeración de ningún ambiente, porque nunca vas a usar el ambiente de Homologación de ibera si ya te habilitaste por otro lado. Al tocarlo, un diálogo de confirmación te recuerda que esta afirmación no se verifica automáticamente — si no es cierta, tus facturas en Producción serán rechazadas por la DIAN — y te pide confirmar explícitamente.
Cualquiera de las dos, al confirmarse, revalida sus condiciones del lado del servidor (si falta algo, la acción se rechaza indicando qué). Si todo está en orden, tu Estado de habilitación pasa a Aprobado y el Ambiente activo cambia a Producción en el mismo acto.
Mientras no hayas completado tu habilitación, tu Ambiente activo se queda en Homologación: no hay ningún selector manual para adelantarlo tú mismo, justamente para que nadie active Producción sin haber cumplido los prerrequisitos.
Activar la facturación electrónica
En Facturación electrónica DIAN, elige entre Facturación Electrónica y Facturación Convencional y toca Guardar (se habilita solo cuando cambiaste algo). Este ajuste solo controla si tus documentos se firman y envían a la DIAN o se emiten de forma interna — no afecta tu Ambiente activo ni tu Estado de habilitación.
Configurar las credenciales de software DIAN
En Configuración → Certificado y credenciales, la DIAN emite credenciales separadas para Homologación y para Producción. Elige la pestaña del ambiente que vas a configurar y completa:
- Software ID y Software PIN: las credenciales que te asigna la DIAN para ese ambiente. Si ya habías guardado un PIN antes, puedes dejar el campo vacío al editar para conservar el que ya tenías.
- TestSetId (solo en la pestaña Homologación): el identificador del set de pruebas que te asigna la DIAN para habilitarte, si ya lo tienes.
Guarda cada pestaña por separado con su propio botón Guardar.
Cargar el certificado digital
En la misma página Certificado y credenciales, bajo Certificado digital (.p12 / .pfx), selecciona el archivo PKCS12 que usas para firmar tus documentos, escribe su contraseña y toca Cargar. Una vez cargado, la tarjeta muestra “Certificado cargado” junto con su alias. Para reemplazarlo por otro, primero toca Eliminar y luego carga el nuevo archivo — no hay un botón de reemplazo directo. La DIAN exige renovarlo periódicamente (cada uno o dos años, según el proveedor del certificado); esta es la página a la que vuelves cuando eso pase.
Administrar la numeración (resoluciones)
En Configuración → Numeración de facturación: cada tipo de documento (Factura Electrónica, Nota Crédito, Nota Débito) y cada ambiente necesita su propia numeración autorizada por la DIAN antes de poder emitir con ella. Es un proceso continuo — vas a volver aquí cada vez que una numeración se agote o venza, no solo durante la Habilitación.
- Toca Nueva numeración.
- Completa Número de resolución, Fecha resolución, Prefijo, Clave técnica (la que figura en la resolución de la DIAN), el rango Desde / Hasta, y la vigencia (Vigencia desde / Vigencia hasta).
- Elige Tipo de documento (FE, NC o ND) y Ambiente (Homologación o Producción).
- Si esta numeración ya traía documentos emitidos en otro sistema, indica en Último número usado desde dónde continuar; si es nueva, déjalo vacío.
- Guarda con Crear numeración.
La lista agrupa las numeraciones por tipo de documento y muestra, por cada una, su ambiente, prefijo, rango (con el número actual debajo), vigencia (marcada en rojo si ya venció) y su estado.
- Activar / Desactivar: el botón de la columna Estado alterna la numeración. Solo puede haber una numeración activa por combinación de tipo de documento y ambiente — al activar una, ibera desactiva automáticamente cualquier otra numeración de ese mismo tipo y ambiente que estuviera activa.
- Editar: ajusta cualquier campo. El Último número usado deja de ser editable en cuanto esa numeración ya tiene documentos emitidos, para no descuadrar el consecutivo real.
- Eliminar: quita la numeración de la lista.
Configuración de Producción, independiente de la Habilitación
Las credenciales y la numeración de Producción no son prerrequisitos de la Habilitación — la propia DIAN solo te las entrega después de que aprueba al menos un documento de prueba, así que exigirlas antes no sería posible. Configúralas en Certificado y credenciales / Numeración de facturación cuando estés listo para facturar de verdad — en cualquier momento, antes o después de quedar Aprobado, sin que eso bloquee nada de tu proceso de habilitación.
Eso sí: si intentas emitir un documento en Producción sin ellas completas, el envío no se completa y el motivo del error queda visible en la tarjeta de Documentos electrónicos del documento en cuestión, con la opción de Corregir y reenviar una vez resuelto.
Configuración relacionada
- Medios de pago y Unidades de medida también necesitan su propia equivalencia DIAN para poder usarse en documentos electrónicos.
- Los datos fiscales de tu organización (NIT, régimen, responsabilidades) se completan en Configuración → Organización.