Contactos

¿Qué es?

Es donde administras a las personas y empresas con las que haces negocios: tus clientes (a quienes les emites facturas y cotizaciones) y tus proveedores (a quienes les compras). Clientes y proveedores son dos listas separadas, con su propio formulario cada una — un cliente no se puede convertir en proveedor ni viceversa, son registros independientes aunque compartan el mismo nombre o documento.

Cómo llegar

Menú lateral Contactos, dentro de la sección “Módulos”. La pantalla tiene dos pestañas: Clientes (la vista por defecto) y Proveedores. Para crear uno nuevo sin pasar por la pestaña, usa el panel de accesos rápidos (la pestaña discreta pegada al borde superior de la ventana) → Nuevo Cliente o Nuevo Proveedor, que te llevan directo a la pestaña correspondiente y abren el formulario de creación.

Cómo hacerlo

Crear un cliente

Desde la pestaña Clientes, toca Nuevo cliente (o entra directo desde el acceso rápido).
Completa Nombre — es el único campo obligatorio.
Si quieres, carga el documento: elige el Tipo de documento (NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte u Otro) y el Número. Si el tipo es NIT, el DV (dígito de verificación) se calcula solo mientras escribes el número — igual que lo calcula la DIAN — y el campo queda de solo lectura; para los demás tipos de documento lo completas a mano si aplica.
Completa los datos fiscales si los necesitas para facturarle electrónicamente o para que una tarifa lo reconozca por su perfil:
- Régimen tributario: Ordinario, Simple o Especial.
- Tributos aplicables: Responsable de IVA y/o de INC.
- Perfil fiscal: puedes marcar varias a la vez — Exportación, Gran contribuyente, Autorretenedor, Agente de retención IVA y, solo si el régimen es Simple, Régimen Simple de Tributación.
Completa los datos de contacto: Ciudad (buscador con todas las ciudades de Colombia), Dirección, Email y Teléfono — todos opcionales.
Guarda con Crear cliente.

Crear un proveedor

Desde la pestaña Proveedores, toca Nuevo proveedor (o entra directo desde el acceso rápido).
Completa Nombre — es el único campo obligatorio.
Completa, si quieres, Contacto (el nombre de la persona con la que tratas), Email, Teléfono y Notas (condiciones, observaciones, lo que necesites recordar).
Guarda con Crear proveedor.

El formulario de proveedor es más simple que el de cliente porque no necesita datos fiscales: un proveedor no recibe facturas tuyas, así que no participa en la facturación electrónica ante la DIAN. Sí puedes asociarlo a un producto para saber a quién le compras — ver Inventario.

Editar o eliminar un cliente o un proveedor

Desde la fila del contacto en la lista de su pestaña, toca el ícono de lápiz para editarlo (se abre el mismo formulario de creación con sus datos cargados) o el ícono de papelera para eliminarlo. Eliminar pide confirmación y no se puede deshacer desde acá.

Buscar clientes

En la pestaña Clientes, usa el buscador para encontrar uno por nombre o número de documento. La lista pagina de a un tamaño fijo de página; usa los números al pie de la tabla para moverte entre páginas. La pestaña Proveedores no tiene buscador — muestra la lista completa.

Configuración relacionada

El Perfil fiscal de un cliente (por ejemplo, marcarlo como Exportación o Gran contribuyente) puede usarse como criterio al definir una tarifa en Tarifas → Conceptos, para que una regla de precio o impuesto distinta aplique según a quién le estás facturando.
La Ciudad de un cliente se elige de un catálogo de referencia provisto por ibera (las ciudades de Colombia), no uno que administres tú.