Notas débito

¿Qué es?

Es la sección donde gestionas las notas débito de tu organización: crear y emitir notas nuevas, buscar y consultar las que ya existen, y ejecutar acciones sobre ellas — descargar su PDF o XML, o reenviarlas por correo. Una nota débito aumenta el valor a cobrar de una factura ya emitida: intereses de mora, gastos por cobrar, un ajuste al alza del valor facturado, u otros cargos adicionales. A diferencia de la nota crédito, no existe una variante “total” ni una sin factura de origen — toda nota débito referencia siempre una factura puntual. Crear y emitir una nota débito es el corazón de esta sección, pero no es lo único que se hace acá: también es el lugar al que vuelves cada vez que necesitas revisar el estado de una nota ya emitida o hacer algo sobre ella.

Cómo llegar

Para crear una, siempre partes de la factura a la que corresponde: abre la factura en Facturación → Facturas, y en su menú de acciones elige Nota débito (o Nota débito (sin referencia), según el estado de la factura — ver abajo). Facturación → Notas débito te lleva en cambio a la lista completa de las que ya emitiste, donde buscas, filtras, exportas y abres cualquiera (ver Buscar, filtrar y exportar notas débito y Acciones disponibles sobre una nota débito más abajo).

Cómo hacerlo

Solo puede haber una nota débito en borrador por factura a la vez, y no se puede crear una nueva mientras haya una emitida pendiente de respuesta de la DIAN.

Elige el motivo DIAN: Intereses, Gastos por cobrar, Cambio del valor u Otros (este último te pide una descripción obligatoria).
Completa las líneas de la nota. Con el motivo Intereses, el impuesto queda forzado a 0% (no aplica IVA sobre intereses de mora). Con Cambio del valor, puedes vincular la línea a un ítem puntual de la factura original para heredar su tarifa de impuesto.
Revisa el total (debe ser mayor a cero) y emítela.

Nota débito con referencia

Es la modalidad estándar: la factura debe estar Emitida, aprobada por la DIAN (o en modo convencional) y no estar marcada como Título valor. El documento incluye la referencia a esa factura.

Si la factura ya lleva más de 3 días hábiles desde que la DIAN acusó recibo sin que nadie la haya marcado como aceptada, vas a ver un aviso informativo sobre la aceptación tácita del adquirente — no bloquea la emisión, solo te avisa que ese plazo ya venció.

Nota débito sin referencia

Es la única modalidad sin referencia que existe para notas débito (a diferencia de las notas crédito, no hay variante sin ninguna factura en el sistema). Aplica cuando la factura ya es Título valor — el adquirente ya la aceptó — y por eso ya no admite una nota débito referenciada: la acción del menú de la factura pasa a llamarse Nota débito (sin referencia). El documento se emite sin incluir la referencia a esa factura en el XML, pero el vínculo interno se conserva para trazabilidad.

Si esa factura además circuló en RADIAN, vas a ver una advertencia antes de emitir: el deudor sigue obligado ante quien tenga el título por el valor original — ver Alerta de circulación en RADIAN.

Buscar, filtrar y exportar notas débito

Buscar. Escribe en el buscador de la lista el número fiscal propio de la nota o el número fiscal de la factura referenciada, para encontrarla al instante.

Filtrar. Toca Filtros para abrir el panel y combinar cualquiera de estos criterios:

Estado: Borrador o Emitida.
DIAN: Pendiente, Enviada, Aceptada, Aceptada c/obs., Rechazada, Error o Sin respuesta — el resultado de la validación electrónica.
Concepto: Intereses de mora, Gastos por cobrar, Cambio del valor u Otros.
Aplicada: Sí o No.
Total: rango de monto de la nota.
Fecha de creación: rango de fechas.
Cliente: busca y selecciona uno o más clientes.

Los filtros activos quedan como chips debajo del buscador; se pueden quitar de a uno o todos juntos.

Exportar. Toca Exportar para abrir el diálogo:

Elige el nombre del archivo (por defecto trae la fecha del día).
Elige el formato: CSV o Excel.
Elige el alcance: Todo lo filtrado (todas las notas que cumplen la búsqueda y los filtros activos, sin importar la página en la que estés) o Solo esta página (únicamente las que ves en pantalla).
Elige las columnas a incluir con las casillas del propio diálogo — a diferencia de Facturas, esta selección es independiente de las columnas que tengas visibles en la tabla (botón Columnas de la lista): N° Fiscal, Cliente, Factura ref., Concepto, Estado, DIAN, Total, Aplicada, Alerta aceptación tácita, Fecha creación y Fecha emisión.
Confirma con Exportar para descargar el archivo.

Acciones disponibles sobre una nota débito

Desde el detalle de una nota débito ya emitida tienes disponibles estas acciones (algunas dependen del estado):

Descargar PDF: descarga el PDF de la nota débito. Disponible una vez que la nota tiene CUDE asignado por la DIAN.
Descargar XML: descarga el XML firmado que se envió a la DIAN. Disponible en las mismas condiciones que el PDF.
Enviar al cliente: abre un diálogo para enviar la nota por correo, con el PDF y el XML adjuntos y el correo del cliente precargado si lo tiene. Solo disponible sobre notas ya Emitidas y con un cliente asignado (no aplica a notas sin cliente cargado).
Eliminar nota débito: mientras la nota todavía está en Borrador, un ícono de papelera en su fila de la lista abre la confirmación de eliminación. Es permanente y no se puede deshacer; una vez emitida ya no se puede eliminar ni anular desde la propia nota.

Qué pasa después / Flujo del proceso

Una vez emitida, la nota débito sigue el mismo ciclo de validación DIAN que una factura (Enviada → Aprobada / Rechazada / Sin respuesta) — ver Documentos electrónicos. Si tu organización no tiene facturación electrónica activa, queda Emitida sin pasos adicionales.

Si la DIAN rechaza el documento (o hubo un error al enviarlo), el botón Corregir y reenviar del detalle reconstruye el documento con los datos actuales y lo reenvía. Si queda sin respuesta, el botón es Reintentar consulta: solo vuelve a preguntar el resultado, sin rehacer el envío.

A diferencia de la factura y la nota crédito, una nota débito no tiene estado Cancelada: mientras está en Borrador se puede eliminar sin dejar rastro, pero una vez Emitida ya no hay forma de anularla desde la propia nota — solo queda registrada tal cual.

La nota queda aplicada recién cuando el resultado de esa validación es favorable: al instante si tu organización factura en modo convencional, o cuando la DIAN la aprueba si factura electrónicamente. Una nota Emitida que todavía no fue aplicada todavía no suma al saldo de la factura ni al ingreso del período.

Configuración relacionada

La numeración de la nota débito depende de su propia resolución de facturación (tipo de documento Nota Débito), independiente de la resolución de la Factura y de la de Nota Crédito — se administra en Configuración → Facturación electrónica, donde eliges el tipo de documento al crear o editar una resolución.
Depende también de si la facturación electrónica de la organización está activa, en esa misma sección: si no lo está, las notas débito se emiten en modo convencional, sin envío a la DIAN.
Por ahora solo se pueden emitir notas débito sobre facturas en pesos colombianos (COP).