Facturas

¿Qué es?

Es la sección donde gestionas todo el ciclo de vida de tus facturas de venta: crear y emitir facturas nuevas, buscar y consultar las que ya existen, y ejecutar acciones sobre ellas — editar un borrador, cancelarla, registrarle un pago, enviarla por correo, descargar su PDF o XML, o generarle una nota crédito o débito. Crear y emitir una factura es el corazón de esta sección, pero no es lo único que se hace acá: también es el lugar al que vuelves cada vez que necesitas revisar el estado de una factura ya emitida o hacer algo sobre ella.

Para crear una factura, cargas cliente e ítems, la guardas como borrador mientras la ajustas, y la emites cuando está lista. Si tu organización tiene la facturación electrónica activa, al emitir la factura se firma y se envía automáticamente a la DIAN; si no, queda emitida en modo convencional y puedes cobrarla igual, sin ese trámite.

Cómo llegar

Menú lateral Facturación → Facturas te lleva a la lista completa de facturas, donde buscas, filtras y abres cualquiera ya creada (ver Buscar, filtrar y exportar facturas y Acciones disponibles sobre una factura más abajo). Para crear una factura nueva sin pasar por la lista, usa el panel de accesos rápidos (la pestaña discreta pegada al borde superior de la ventana) → Nueva Factura, que te lleva directo al formulario de creación.

Cómo hacerlo

Esta sección cubre el paso a paso de crear y emitir una factura, y qué hacer con una que ya existe (editarla, cancelarla, eliminarla). Para buscar, filtrar, exportar o ejecutar otras acciones sobre facturas ya creadas, ver las dos secciones siguientes.

Desde Facturas, toca Nueva factura (o entra directo desde el acceso rápido).
Elige el cliente (o déjalo vacío para venderle a “Consumidor Final”), o crea uno nuevo sin salir del formulario.
Carga los ítems: producto (opcional — si no lo tomas del inventario puedes describirlo a mano), cantidad, precio unitario, descuento por ítem e impuesto. Si tu organización activó Descuento global en factura en Configuración → Avanzado, puedes además aplicar un descuento global sobre toda la factura; si no la activó, ese campo no aparece en el formulario.
Define el vencimiento: por días de crédito pactados o por una fecha fija.
Elige método y medio de pago, y agrega notas si hace falta.
Guarda con uno de estos dos botones:
- Guardar: crea la factura en Borrador para seguir editándola después.
- Guardar y enviar: crea la factura y la emite en el mismo paso.

Mientras está en Borrador puedes seguir editando todos sus datos. Una vez emitida, la factura ya no se puede editar.

Emitir una factura

Desde el detalle de una factura en Borrador, toca Emitir factura:

Si tu organización no tiene la facturación electrónica activa, la factura pasa a Emitida al instante, en modo convencional, sin envío a la DIAN.
Si sí la tiene activa, aparece un aviso (“La factura se firmará y enviará a la DIAN en este momento. Una vez emitida no podrá editarse”) antes de confirmar con Emitir y enviar a la DIAN. El resultado de la validación queda disponible en la tarjeta Factura electrónica del detalle en cuestión de segundos (ver más abajo).

Editar una factura en Borrador

Abre la factura desde la lista — desde el detalle completo o desde la vista rápida (al tocar la fila).
Toca Editar: en el detalle está junto al estado, arriba; en la vista rápida es uno de los botones de acción al pie.
Modifica lo que necesites (cliente, ítems, vencimiento, método y medio de pago, notas) y guarda de nuevo con Guardar o Guardar y enviar, igual que al crearla.

Esta opción solo existe mientras la factura está en Borrador — en cuanto se emite, desaparece y sus datos quedan fijos.

Cancelar una factura

Aplica a una factura ya Emitida que todavía no fue aprobada por la DIAN (o que nunca se envió, si tu organización factura en modo convencional):

Abre el detalle de la factura y despliega el menú de acciones (el ícono de opciones adicionales, junto al botón principal arriba a la derecha).
Toca Cancelar factura.
Escribe el motivo de la cancelación — es obligatorio para poder continuar — y confirma con Confirmar cancelación.

La factura queda Cancelada: nunca llegó a tener validez fiscal y la DIAN no es notificada. Una vez que la DIAN ya aprobó el documento esta opción deja de estar disponible — para anular o corregir una factura aprobada se usa una nota crédito de anulación total, no la cancelación.

Eliminar un borrador

Un borrador no tiene consecutivo ni validez fiscal, así que se elimina sin dejar rastro contable:

Abre el borrador y despliega el mismo menú de acciones.
Toca Cancelar factura — sobre un borrador, este botón abre la confirmación de eliminación (“Eliminar borrador”) en lugar de la de cancelación.
Confirma con Eliminar borrador. No hace falta indicar un motivo.

La acción es permanente y no se puede deshacer.

Buscar, filtrar y exportar facturas

Buscar. Escribe en el buscador de la lista el número de la factura — el interno o el número fiscal que asigna la DIAN — para encontrarla al instante. Para buscar por nombre o documento del cliente, ve a Contactos → pestaña Clientes, que tiene su propio buscador.

Filtrar. Toca Filtros para abrir el panel y combinar cualquiera de estos criterios:

Estado: Borrador, Emitida, Anulada o Cancelada.
DIAN: Pendiente, Enviada, Aceptada, Aceptada c/obs., Rechazada, Error o Sin respuesta — el resultado de la validación electrónica.
Pago: Pagada, Parcial o Sin pagar.
Total: rango de monto de la factura.
Días de mora: rango de días de vencimiento.
Fecha de creación, Fecha de Emisión y Vencimiento: rango de fechas.
Cliente: busca y selecciona uno o más clientes.
Creado por y Emitido por: busca y selecciona uno o más usuarios.

Los filtros activos quedan como chips debajo del buscador; se pueden quitar de a uno o todos juntos.

Exportar. Toca Exportar para abrir el diálogo:

Elige el nombre del archivo (por defecto trae la fecha del día).
Elige el formato: CSV o Excel.
Elige el alcance: Todo lo filtrado (todas las facturas que cumplen la búsqueda y los filtros activos, sin importar la página en la que estés) o Solo esta página (únicamente las que ves en pantalla).
Confirma con Exportar para descargar el archivo.

El archivo exporta exactamente las columnas que tienes visibles en la tabla en ese momento — usa el botón Columnas de la lista para elegir cuáles mostrar (y por lo tanto cuáles exportar) antes de generar el archivo.

Acciones disponibles sobre una factura

Desde el detalle de una factura, o desde su vista rápida al tocar la fila en la lista, tienes disponibles estas acciones (algunas dependen del estado):

Vista previa: abre una previsualización del PDF sin descargarlo. Disponible siempre, incluso sobre un borrador.
Descargar PDF: descarga el PDF de la factura. Disponible sobre borradores y, ya emitida, en cuanto tiene CUFE asignado por la DIAN (o siempre, si tu organización factura en modo convencional).
Descargar XML: descarga el XML firmado que se envió a la DIAN. Solo disponible una vez que la factura tiene CUFE — no aplica a facturas en modo convencional, que nunca se envían a la DIAN.
Enviar al cliente: abre un diálogo para enviar la factura por correo, con el PDF y el XML adjuntos y el correo del cliente precargado si lo tiene. Solo disponible sobre facturas ya Emitidas (no borradores), no Canceladas ni Anuladas, y con un cliente asignado (no aplica a ventas a Consumidor Final sin cliente cargado).
Duplicar factura: crea un borrador nuevo con los mismos datos, para ajustarlo y emitirlo por separado. Disponible siempre.
Nota crédito / Nota débito: crea una nota asociada a esta factura (la etiqueta cambia a “sin referencia” si la factura está marcada como Título valor). Solo disponible sobre facturas ya aprobadas por la DIAN, y mientras la factura no esté Cancelada ni Anulada — ver Notas crédito y Notas débito.
Registrar pago: abre el registro de un pago sobre el saldo pendiente. Solo aparece cuando la factura ya fue aprobada por la DIAN (o es convencional) y todavía tiene saldo pendiente.
Cancelar factura: ver “Cancelar una factura” y “Eliminar un borrador” más arriba.

Qué pasa después / Flujo del proceso

Borrador: sin consecutivo fiscal; se puede editar o eliminar sin dejar rastro contable.
Emitida: ya tiene consecutivo. Si tu organización no factura electrónicamente, se queda aquí y ya puedes registrarle pagos.
Enviada / Aceptada / Rechazada / Sin respuesta: son los estados de la validación ante la DIAN. La tarjeta Factura electrónica del detalle muestra el resultado (aprobada, rechazada con el motivo, o pendiente) — ver Documentos electrónicos para el detalle de cómo se interpreta cada uno.
- Si la DIAN rechaza el documento (o hubo un error al enviarlo), el botón Corregir y reenviar reconstruye el documento con los datos actuales y lo reenvía.
- Si la DIAN queda sin responder, el botón es Reintentar consulta: solo vuelve a preguntar el resultado, sin rehacer el envío.
Pagada no es un estado propio de la factura — es el momento en que el saldo pendiente llega a cero después de registrar uno o más pagos.
Cancelada: solo es posible mientras la factura todavía no fue aprobada por la DIAN (o nunca se envió, si es convencional). Una factura ya aprobada no se cancela — para anularla o corregirla se usa una nota crédito.
Anulada: la deja así, automáticamente, una nota crédito total una vez que la DIAN la aprueba.

Además, una factura puede marcarse manualmente como Título valor (aceptación del adquirente) y como circulada en RADIAN — ambas marcas son irreversibles, no forman parte del flujo de arriba, y condicionan qué notas crédito y débito se pueden emitir después sobre ella (ver Notas crédito y Notas débito).

Configuración relacionada

La numeración de la factura depende de la resolución de facturación activa (número de resolución, prefijo y rango vigente) — se ve resumida en el propio formulario y se administra en Configuración → Facturación electrónica.
Si tu organización todavía no activó la facturación electrónica, todas las facturas se emiten en modo convencional (sin envío a la DIAN) hasta que la actives desde esa misma sección.
El descuento global del formulario de factura es opcional: solo aparece si activaste Descuento global en factura en Configuración → Avanzado.